Mit dieser Funktion können Teilnehmende, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch zu Befragungen eingeladen werden.
Bei Befragungen, bei denen mit nachträglich hinzukommenden Teilnehmenden zu rechnen ist (z.B. aufgrund von beendeter Elternzeit oder Krankheit oder Neuzugängen ins Unternehmen), bietet sich die Einladungsautomatik an.
Es werden hierbei aus den Organisationsdaten automatisch Personen mit bestimmten Merkmalen nachträglich eingeladen, z.B. wenn diese neu hinzugekommen sind oder durch das Eintragen eines Exit-Datums für eine Exit-Befragung relevant geworden sind.
Wie aktiviere ich die Einladungsautomatik?
Die Einladungsautomatik ist nur mit dem Modul „Mitarbeiter- und Pusbefragung“ nutzbar!
Über den Reiter „Meine Feedbacks“ oder „Alle Feedbacks“ kann ein laufendes Feedback angewählt und in der Sidebar unter dem Punkt „Teilnehmer“ auf den Bearbeitungsbutton geklickt werden.
Im Bearbeitungsfenster für Teilnehmer lässt sich unten den „Einladungsautomatik“-Button anwählen.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in denen die Regeln für die Automatik angezeigt werden. Hier können dann sowohl bereits bestehende Regeln in Listenansicht angezeigt als auch neue Regeln erstellt werden.
Bei der Erstellung einer neuen Regel kann ein Name für die Regel und der Teilnehmer-Typ, auf den die Regel zutreffen soll, festgelegt werden.
Die Ausführung der Automatik kann hierbei auf die drei folgenden Arten erfolgen:
Nur manuell
Die zuvor festgelegte Regel wird per Klick auf einen Play-Button in der Listenansicht manuell aktiviert und ausgeführt.
Periodisch
Bei dieser Option kann ein Startdatum, ein Zyklus und eine Uhrzeit festgelegt werden. Die zuvor festgelegte Regel wird dann, beginnend ab dem Startdatum, in den festgelegten Abständen zur angegebenen Uhrzeit kontrollieren, ob neue Teilnehmende auf die festgelegte Automatik zutreffen und diesen entsprechend automatisch Einladungen schicken.
Automatisch
Die zuvor festgelegte Regel wird bei jeder Benutzersynchronisation erneut aktiviert und kontrolliert, ob neue Teilnehmende auf die festgelegte Automatik zutreffen. Diesen wird dann entsprechend automatisch eine Einladung zugeschickt.
Ganz unten im Fenster kann dann die entsprechende Zielgruppe festgelegt werden, auf die die Einladungsautomatik-Regel bezogen ist.
Ist die Automatik angelegt, kann über die Schaltfläche „Protokoll“ jederzeit nachvollzogen werden, welche Teilnehmende über den Mechanismus eingeladen wurden.
Wann nutze ich eine Einladungsautomatik?
Eine Einladungsautomatik kann Teilnehmende einer Befragung nachträglich hinzufügen, wenn diese aus bestimmten Gründen nicht alle am Anfang dieser Befragung feststehen. Beispiele dafür sind …
- … Teilnehmende, die im Laufe der Befragung aus der Elternzeit zurückkehren, nach längerer Krankheit wieder die Arbeit aufnehmen oder aus anderen Gründen nach längerer Abwesenheit wieder aktiv werden und an der Befragung teilnehmen können sollen
- … Teilnehmende, die neu ins Unternehmen kommen und in Befragungsprojekte einbezogen werden sollen. Beispielsweise können Onboarding- und auch Exitbefragungen so langfristig angelegt werden und sämtliche Neuzugänge und Austretende automatisch adressieren.