Wenn Sie ein neues Template anlegen, kann es von allen Benutzern und Benutzerinnen bearbeitet werden, die das Recht „Template verwalten“ oder „Kunden-Account verwalten“ haben.
Um den Bearbeitungszugriff einzuschränken, muss das Template Access Management für Ihre Umgebung aktiviert sein. Falls Sie diese Option nutzen wollen, kontaktieren Sie bitte Ihre Kontaktperson bei HRinstruments.
Dass das Template Access Management aktiviert ist, erkennen Sie daran, dass das „Teilen-Symbol“ in den Templates angezeigt wird:
Wie nutze ich das Template Access Management?
Wenn Sie mit aktiviertem Template Access Management ein neues Template erstellen, wird der Zugriff automatisch auf Sie beschränkt.
Achtung: Benutzer und Benutzerinnen, die das Recht „Kunden-Account verwalten“ besitzen, können weiterhin alle Templates verwalten. Standardmäßig sind das nur Systemadmins.
Um weiteren Benutzern und Benutzerinnen Zugriff zum Template zu geben, klicken Sie auf das „Teilen“-Symbol. Hier können Zugriffsrechte des Templates hinterlegt werden.
Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich ein Fenster, in dem einzelne Benutzer und Benutzerinnen gesucht und ausgewählt werden können.
Sobald sie hier hinterlegt sind, können sie das Template ebenfalls verwalten – vorausgesetzt, sie haben das Recht „Templates verwalten“. Zusätzlich dazu kann auch bestimmten Rollen der Zugang gewährt werden; diese können ebenfalls über das entsprechende Feld ausgewählt werden.
Die Auswahl von Benutzerinnen und Benutzern im Template Access Management erlaubt diesen lediglich, das Template zu verwalten. Damit sie auch Befragungen mit diesem Template starten können, muss das zusätzlich im Template-Editor hinterlegt werden. Wie dies funktioniert, lesen Sie hier.
Öffentliche Templates
Falls Sie den Zugriff nicht für alle Templates beschränken, ist dies ebenfalls möglich. Damit ein Template für alle Benutzer und Benutzerinnen mit dem Recht „Templates verwalten“ zugänglich ist, muss die Liste unter „Template-Zugriff“ leer sein. Dadurch wird dieses Template zum öffentlichen Template.
Was passiert mit den schon bestehenden Templates?
Falls zu dem Zeitpunkt, in dem das Template Access Management aktiviert wird, bereits Templates bestehen, wird der Zugang zu ihnen nicht eingeschränkt, sondern bleibt weiterhin öffentlich.
Sie können aber auch bei diesen Templates den Zugang wie oben beschrieben einschränken.