Neben der klassischen Einladung von Teilnehmenden vor dem Starten einer Befragung gibt es einige andere Möglichkeiten und Zeitpunkte, gezielt zu einer Umfrage einzuladen.
Vor Befragungsstart: Abteilungsmodus vs. Einzelpersonen-Modus (MAB) / Einzel-Modus vs. Bulk-Modus (360°)
Beim Fertigstellen einer Befragung ist es bei Mitarbeitenden- und Pulsbefragungen neben der klassischen Einladung von Abteilungen möglich, einzelne Personen, Teams oder Zielgruppen einzuladen. Mehr Informationen dazu gibt es hier.
Beim Fertigstellen eines 360°-Feedbacks ist es neben der klassischen Einladung eines einzelnen Feedbackempfangende möglich, das Feedback für mehrere Feedbackempfangende auf einmal anzulegen. Mehr Informationen dazu hier.
Vor & während einer Befragung: „Teilnehmer verwalten“ in der Sidebar
Im Reiter „Meine Feedbacks“ bzw. „Alle Feedbacks“ befindet sich bei der Auswahl einer Befragung rechts in der Sidebar die Option „Teilnehmer“. Dort sieht man sowohl die Anzahl der ausgewählten Teilnehmenden für die Befragung als auch ein Stift-Symbol. Über dieses Symbol kann in die Teilnehmendenübersicht navigiert werden.
Abhängig davon, ob die Befragung nur angelegt oder bereits gestartet ist, gibt es hier zusätzliche Optionen bezüglich der Einladung.
Befragung ist angelegt, aber noch nicht gestartet
Befindet sich das Startdatum noch in der Zukunft, können in der Teilnehmendenübersicht je nach Berechtigung die Teilnehmenden eingesehen und bearbeitet werden. Dies ist wieder über das Stift-Symbol rechts neben jedem Teilnehmenden-Eintrag möglich.
Über das Kreuz-Symbol können außerdem Teilnehmende gelöscht werden und somit im Vorhinein von der Teilnahme an der Befragung ausgeschlossen werden.
Unter der Teilnehmenden-Liste ist es möglich, mit dem entsprechenden Button nachträglich Teilnehmende hinzuzufügen.
Über die Schaltfläche „Protokoll“ kann eingesehen werden, wann und auf welche Art und Weise Teilnehmende für die Befragungseinladung geplant werden.
Über die Schaltfläche „Export“ wird eine Excel mit zusätzlichen Informationen zu Benutzer und Einladung bereitgestellt.
Der Button „Einladungsautomatik“ gibt Übersicht über konfigurierte, automatisierte Einladungsprozesse. Mehr Informationen dazu gibt es hier.
Befragung ist bereits gestartet
Im Befragungszeitraum eines Feedbacks können in der Teilnehmendenübersicht je nach Berechtigung die Teilnehmenden eingesehen und bearbeitet werden. Dies ist wieder über das Stift-Symbol rechts neben jedem Teilnehmenden-Eintrag möglich.
Über das Kreuz-Symbol können außerdem Teilnehmende gelöscht werden und somit von der Teilnahme an der Befragung ausgeschlossen werden. Diese werden darüber per E-Mail informiert.
Wird ein Teilnehmender gelöscht, der die Befragung bereits abgeschlossen hat, so fließen sämtliche Antworten des Teilnehmenden trotzdem in die Befragungsergebnisse mit ein!
Außerdem gibt es zwei zusätzliche Optionen:
Brief-Symbol: An den Teilnehmenden wird die Einladung erneut versendet.
Kreisförmiger Pfeil: Die Teilnahme des Benutzers an der Befragung wird zurückgesetzt. Der Teilnehmende wird darüber per E-Mail informiert.
Wird die Teilnahme eines Benutzers zurückgesetzt, so werden sämtliche bisher abgegebene Antworten des Benutzers gelöscht!
Unter der Teilnehmenden-Liste ist es möglich, mit dem entsprechenden Button nachträglich Teilnehmende hinzuzufügen.
Über die Schaltfläche „Protokoll“ kann eingesehen werden, wann und auf welche Art und Weise Teilnehmende zur Befragung eingeladen wurden.
Über die Schaltfläche „Export“ wird eine Excel mit zusätzlichen Informationen zu Benutzer und Einladung bereitgestellt.
Der Button „Einladungsautomatik“ gibt Übersicht über konfigurierte, automatisierte Einladungsprozesse. Mehr Informationen dazu gibt es hier.
Nach Befragungsende: Ab wann ist keine Einladung mehr möglich?
Die Einladung von Teilnehmenden ist bis zum Ablauf des Befragungszeitraumes möglich.
Sobald der Tag, welcher als Enddatum eingegeben ist, abgelaufen ist (00:00 Uhr), sind sowohl keine Teilnahmen als auch keine Einladung von Teilnehmenden mehr möglich.