Öffentliche Themen sind Themen, die für alle Benutzerinnen und Benutzer mit dem Recht „Templates verwalten“ zugänglich und bearbeitbar sind.
Private Themen sind Themen, die nur für Benutzerinnen und Benutzer, die sie erstellt haben, zugänglich sind und bearbeitet werden können.
Template-abhängige Themen sind innerhalb ein bestimmtes Template zugänglich und können von Benutzerinnen und Benutzern mit template-spezifischen Rechten bearbeitet werden.
Konto-Admins können können auf alle drei Thementypen zugreifen und diese bearbeiten.
Dieser Artikel erklärt, wie private, öffentliche und template-abhängige Themen erstellt werden und was sie bewirken.
Wie kann ich den Zugriff auf Themen im Template-Editor (private, öffentliche und template-abhängige Themen) einschränken?
Zugriffsbeschränkungen können für neue und bestehende Themen im Template-Editor für alle Umfragetypen konfiguriert werden.
Zugriffsbeschränkung bedeutet, dass Benutzerinnen und Benutzer mit dem Recht „Templates verwalten“ nur Zugriff auf ausgewählte Themen (und Fragen) innerhalb der Themenbibliothek einer Organisation haben.
Warum sollte der Zugang zu Themen beschränkt werden?
Diese Funktion kann bei der Verwaltung von Feedbacklandschaften helfen, die von verschiedenen Nutzerinnen und Nutzern verwaltet werden, sowie bei der Durchführung vollständig dezentralisierter Umfragen.
Die Einführung privater oder template-abhängiger Themen verringert das Risiko, dass für die Organisation relevante Themen missbraucht werden (z. B. Inhalte von Mitarbeiterumfragen), erhöht den Datenschutz bei sensiblen Themen und hilft, die Überlastung mit Inhalten zu verringern.
Anwendungsfall 1 (vollständig dezentralisierte Umfragen): Führungskräfte, die ohne die Aufsicht von Admins in ihrem Zuständigkeitsbereich Umfragen mit angepassten Fragebögen durchführen.
Anwendungsfall 2 (Verwaltung mit verschiedenen Benutzerinnen und Benutzern): HR Business Partner an verschiedenen Standorten sind für die zentrale Initiierung des 360º Feedbacks für ihre Managerinnen und Manager verantwortlich. Jeder Standort ist für die Entwicklung seines eigenen Fragebogens verantwortlich.
Template-abhängige Themen können als semi-privat betrachtet werden. Sie erlauben Benutzerinnen und Benutzern mit template-spezifischen Rechten den Zugriff und die Bearbeitung. Dieses Feature erweist sich als besonders vorteilhaft für Fragebögen, die von mehreren Personen gemeinsam verwaltet werden.
Konfiguration im System
Standardmäßig werden neu erstellte Themen automatisch als öffentlich eingestuft. Änderungen an dieser Einstellung können von Admins unter „Kundenkonto“ > „Allgemeine Einstellungen“ vorgenommen werden.
Unter „Standard-Zugriffsstufe für Themen“ können die Werte „Template-abhängig“ oder „privat“ ausgewählt werden.
Außerdem ist die Zuweisung vorhandener Themen zu einem Fragebogen standardmäßig referenzbasiert. Referenzbasiert bedeutet, dass Änderungen, die an einem Thema vorgenommen werden (z. B. Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Fragen), unabhängig von der Vorlage in allen Vorlagen, in denen es angezeigt wird, berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise bei der Bearbeitung der Vorlage für die Mitarbeiterbefragung 2024 eine Frage zum Thema „Führung“ hinzugefügt wird, wird diese Änderung in allen Vorlagen vom Typ Mitarbeiterbefragung angezeigt.
Die Themenzuordnung kann sowohl für private als auch für öffentliche Themen unter „Kundenkonto“ > „Allgemeine Einstellungen“ > „Zuweisung privater Themen“ & „Zuweisung öffentlicher Themen“ von „Referenz“ auf „Kopie“ oder „Auswahl“ geändert werden.
Wenn Sie die Zuweisung eines Themas auf „Kopie“ ändern, bedeutet dies, dass, wenn Benutzerinnen und Benutzer ein vorhandenes Thema zu einem Fragebogen hinzufügen, eine Kopie dieses Themas erstellt wird, wobei die ursprüngliche Version erhalten bleibt.
Wenn „Auswahl“ gewählt wird, bedeutet dies, dass Benutzerinnen und Benutzer wählen können, ob sie das Thema als Referenz oder als Kopie zu ihrem Fragebogen hinzufügen möchten.
Ändern der Zugriffsstufe für bestehende Themen
Die Änderung der Zugriffsstufen bestehender Themen kann nur von Systemadmins direkt im Vorlageneditor unter „Themen & Fragen“ vorgenommen werden. Die Änderung kann direkt in der Bearbeitungsmaske des Themas vorgenommen werden.
