Auch Blue Collar Worker – also Mitarbeitende, die keinen eigenen Arbeitslaptop und keine eigenen E-Mail-Adressen haben – können an Befragungen problemlos teilnehmen. Für sie erstellt HRinstruments Zugangscodes, mit denen sie sich zur Befragung anmelden können.
Festlegen der relevanten Mitarbeitenden
Zugangscodes können entweder für alle Mitarbeitenden oder nur für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erstellt werden. Wie die Codes für alle Mitarbeitenden aktiviert werden können, finden Sie hier.
Standardmäßig werden Zugangscodes nur für Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse generiert. Dies wird im System widergespiegelt als Benutzer, die den Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ in ihrem Profil hinterlegt haben. Das bedeutet, dass nicht automatisch alle Benutzer, die keine E-Mail-Adresse im Profil hinterlegt, als relevant für die Erstellung von Zugangscodes gelten.
Um Benutzern den Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ zu erteilen, gibt es zwei Wege: Manuelle Einpflege und Upload der Organisationsdaten.
- Bei der manuellen Einpflege kann der Zustand in den relevanten Benutzerprofilen angeklickt werden.
- Damit der Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ beim Upload der Organisationsdaten erteilt wird, muss dies vor dem Upload im System freigeschalten werden. Kontaktieren Sie hierfür Ihren zuständigen Key Account Manager oder Ihre zuständige Key Account Managerin.
Anschließend wird für alle Benutzer, die in den Organisationsdaten beim Upload keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, der Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ aktiviert.
Generieren der Codes
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Codes zu generieren.
Erstellung von zufälligen Codes
Der Standardfall ist die Erstellung von zufälligen Codes.
Zufällige Codes werden beim Start der Befragung erstellt (nicht im Template-Editor).
Beim Starten der Befragung wird die Checkbox „Teilnahme via Codes“ angezeigt. Hierdurch werden Codes für alle Benutzer mit dem Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ erstellt.
Wird das Häkchen bei „Verwende Codes für alle Teilnehmer“ aktiviert, werden Codes für alle Benutzer (unabhängig vom Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse) erstellt.
Für alle Benutzer, für die ein Zugangscode generiert wird, wird keine Einladungsmail verschickt.
Erstellen von eigenen Codes
Die zweite Möglichkeit ist, eigene Codes festzulegen und diese zusammen mit den Organisationsdaten zu importieren.
Der Vorteil hierbei ist, dass das Format der Codes eigenständig festgelegt werden kann und diese nicht vom System zufällig generiert werden.
Schritt 1: Attribut „Code“ anlegen
Zunächst muss ein Attribut angelegt werden, welches das Merkmal aus den Organisationsdaten erfasst.
Schritt 2: Codes in die Organisationsdaten einpflegen
Nun kann bei einem Import per Excel-Datei eine Spalte für das Attribut „Code“ angelegt werden und mit beliebigen Codes befüllt werden. Beispielsweise ist eine Kombination aus Personalnummer und Name gängig.
Schritt 3: Import durchführen
Nun kann das Attribut als Teilimport in das System hochgeladen werden. Falls nur das Attribut hochgeladen werden soll und alle anderen benutzerdaten bereits importiert wurden, kann dies als Teilimport durchgeführt werden. Dabei muss bei der Option „Datenfelder den Spalten zuordnen“ lediglich die ID der Benutzer, die E-Mail-Adresse und die Spalte mit dem Code-Attribut zugeordnet werden.
Schritt 4: Code-Attribut bei Befragungsstart auswählen
Beim Starten einer Befragung kann dann im Reiter „Fertigstellen“ unter „Teilnahme via Code“ das Code-Attribut genutzt werden.
Abrufen der Codes
- Nach Erstellen einer Befragung, zu der Benutzer mit dem Zustand „Dummy-E-Mail-Adresse“ eingeladen wurden, erhält der Ersteller oder die Erstellerin des Feedbacks eine Mail mit den Zugangscodes und dem Teilnahmelink.
- Zusätzlich findet man die Liste der Zugangscodes unter „Meine Feedbacks“. Beim Anklicken des entsprechenden Feedbacks wird auf der rechten Seite unter „Teilnehmer“ der Button „Codes exportieren“ angezeigt. Dieser erlaubt den Download einer csv-Datei mit den Codes, der Zuordnung und dem Teilnahmelink.
- Die Verteilung der Codes an die Mitarbeitenden wird nicht durch HRinstruments vorgenommen.
- Der Button „Codes exportieren“/“Export Codes“ wird allen Benutzern angezeigt, die das Recht, „Alle Feedbacks verwalten“ besitzen. Dadurch können mehrere Benutzer die Codes exportieren und verteilen.
Teilnahme
- Es gibt zwei Möglichkeiten, mit dem Code an der Befragung teilzunehmen:
- Teilnahme-Link öffnen (z.B. Kiosk-Gerät, BYOD) und Eingabe des Codes
- Single-Sign-On (wenn dieser bereits beim Kunden vorhanden ist, z.B. über Personalnummer)
- Mitarbeitende können sich mit SSO auch bei uns im Tool anmelden und dann über das Tool mit dem Code an der Befragung teilnehmen
- Für die Teilnahme mit Codes gelten die normale Regeln: Einmalige Teilnahme; Teilnahme kann pausiert & fortgesetzt werden; Codes dürfen nicht an andere weitergegeben werden
- Es können keine Erinnungsmails verschickt werden.
- Berichtsabrufe sind für die Personen mit Dummy-E-Mail-Adresse nur über SSO möglich.
Sonstige Information
- Text der Seite zur Code-Eingabe bei Übersetzungen beachten.
- Codes sind numerisch und 8-stellig (zwischen 1 und 99999999 können alle Zahlen verteilt werden)