Beispiele für Befragungen, die auf einem unternehmensweiten Befragungstool basieren, sind Mitarbeiterbefragungen und Pulsbefragungen. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über den Zweck, die wichtigsten Merkmale und Best Practices für dieses Befragungstool.
Das Befragungstool bezeichnet das technische Format einer Befragung. Die Einstellungen werden im Template-Editor festgelegt, und die Verfügbarkeit hängt von den Lizenzmodulen ab. Hier wird die Nutzung des Template-Editors erläutert.
Warum dieses Tool für Unternehmen wichtig ist
Das unternehmensweite Befragungstool ist ein Kanal, über den Mitarbeiter ihre Gedanken, Ideen und Bedenken mit dem Unternehmen teilen können. Dadurch könnte nicht nur das Mitarbeiterengagement, sondern auch die Retention-Rate sowie die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt werden.
Mit diesem Tool wird eine Teilnehmergruppe (Mitarbeitende) befragt. Die Umfragen können sich unternehmensweit erstrecken und orientieren sich an der Abteilungsstruktur des Unternehmens. Dadurch werden die Antworten der Mitarbeiter den jeweiligen Abteilungen zugeordnet, und die Ergebnisse werden entsprechend aufgeschlüsselt. Das Tool unterstützt die Einbindung von Produktionsmitarbeitenden bzw. „Deskless“ Mitarbeitende, die ihre Stimme papierlos abgeben können. Damit wird eine ganzheitliche Perspektive auf das Unternehmen ermöglicht.
Abgesehen von Mitarbeiter- und Pulsbefragungen können auch andere Befragungen im gesamten Employee Life Cycle mit diesem Tool gestartet werden, wie z. B. Onboarding- und Exit-Befragungen.
So funktioniert das Befragungstool
Wie bereits erwähnt, orientieren sich Befragungen, die mit diesem Tool gestartet werden, an der Organisationsstruktur eines Unternehmens. Das bedeutet, dass beim Start einer Befragung ganze Abteilungen eingeladen werden können. Benutzer, die keiner Abteilung zugeordnet sind, können an dieser Art von Befragungen nicht teilnehmen, da die Teilnahme einer Abteilung zugeordnet sind.
Zudem gibt es weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Teilnehmer-Einladung, wie das Filtern nach Attributen, die Einladung im Einzelmodus sowie die Einladungsautomatik. Hier wird erläutert, wie Teilnehmende zu einer Befragung eingeladen werden.
Die Teilnahme an der Befragung erfolgt über einen persönlichen Link, der in einer Einladung- und/oder Erinnerungsemail versendet wird, oder über einen persönlichen Teilnahme-Code, der die Teilnahme von „deskless“ Mitarbeitenden ermöglicht. Diese Mitarbeitenden können entweder mit ihren eigenen Geräten teilnehmen (sofern es vom Unternehmen erlaubt ist) oder an Terminals , die vom Unternehmen bereitgestellt werden.
Die Befragungsergebnisse werden gemäß der Organisationsstruktur aufgeschlüsselt, und die entsprechende Abteilungsberichte werden erstellt, solange die vordefinierte Auswertungsgrenze erreicht wurde. Die Teilnahmen werden den übergeordneten Abteilungen zugeordnet, sodass die Stimmen kleinerer Abteilungen oder solcher, die unter der Auswertungsgrenze liegen, nicht verloren gehen.
Insgesamt sind vier Berichtskonfigurationen möglich:
- Der Gesamt- und Management-Bericht zeigen die Gesamtauswertung für das Unternehmen, also die aggregierten Ergebnisse aller Teilnahmen.
- Die Fokusberichte 1 und 2 hingegen stellen eine gezielte Auswertung pro Abteilung dar.
Die Berichtskonfiguration bezeichnet die Vorlage, in der die Ergebnisse am Ende der Befragung präsentiert werden. Ein Zeitvergleich ist bei allen vier Berichtsform möglich.
Die Berichte können automatisiert an die relevanten Empfänger verteilt werden. Die Verteilung basiert auf den Benutzern, die als Führungskräfte von Abteilungen im System eingetragen sind. Außerdem können zusätzliche Berichtsempfänger für Abteilungen konfiguriert werden, und eine automatische Verteilung an Mitarbeitende sowie an Benutzer mit der Rolle „HR“ ist ebenfalls möglich.
Darauf sollte beim unternehmensweiten Befragungstool geachtet werden
Zielgruppe & Befragungs-Scope
Die Teilnahme an den Befragungen sollte gezielt gesteuert werden. Zum Beispiel haben bei einer Mitarbeiter- oder Pulsbefragung neu eingestellte Mitarbeitende unter Umständen noch nicht genügend Erfahrung gesammelt, um fundierte Antworten zu geben. Diese können von der Befragung ausgeschlossen werden, indem ein Filter für die Teilnehmenden eingesetzt oder gezielt Fragen für diese Mitarbeitenden ausgeblendet werden. Hier wird der Umgang mit Filterfragen geklärt.
Organisationsdaten & Auswertung
Die Qualität der Auswertung hängt von den Organisationsdaten ab. Es sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter- und Abteilungsdaten vollständig und präzise erfasst sind und alle relevanten Datenpunkte für die Auswertung an HRinstruments übertragen werden. Eine Matrix-Struktur kann beispielsweise nicht direkt im User Interface abgebildet werden, ist jedoch technisch möglich. Bei Fragen kann der/die zuständige Customer Success Manager/in kontaktiert werden.
Deskless Mitarbeitende
Die Einbindung von Deskless-Mitarbeitenden muss strukturiert und zeitlich geplant werden. Wichtige Entscheidungen sind:
• Die Freigabe der Nutzung eigener Geräte
• Die Bereitstellung von Firmengeräten und Terminals
• Eine Strategie für die Verteilung der Teilnahme-Codes sowie die Werbung und Kommunikation zur Befragung
Mehr Informationen zur Einbindung von Deskless-Mitarbeitenden finden Sie hier.
Berichtskonfiguration
Die gewünschte Darstellung der Ergebnisse sollte im Vorfeld festgelegt werden. Beispielsweise kann ein Vergleich zwischen den Ergebnissen einer Abteilung und den Gesamtergebnissen der Organisation für die Analyse einer Mitarbeiter- oder Pulsbefragung hilfreich sein.
Bei einer Onboarding- oder Exit-Befragung sollte zudem überlegt werden, ob eine Auswertung auf Unternehmensebene ausreicht.
Sprachen
Mehrsprachigkeit ist in allen verfügbaren Befragungstools möglich. Es sollte sichergestellt werden, dass die Befragung für alle Teilnehmenden verständlich und zugänglich ist.