Nach Abschluss einer Befragung erfolgt die Bereitstellung der Ergebnisse in aggregierter Form. Das bedeutet, dass in den Ergebnisberichten die Antworten der Teilnehmenden nach Auswertungseinheiten zusammengefasst werden.
Die Ergebnisse einer Auswertungseinheit werden nur bereitgestellt, wenn eine Mindestanzahl an Teilnehmenden geantwortet hat. Eine Auswertungseinheit kann je nach Befragungs-Typ eine Organisationseinheit (bei einer Mitarbeiter- oder Pulsbefragung) oder ein Teilnehmer-Typ (z.B. bei einem 360°-Feedback) sein. Diese Mindestanzahl an Teilnehmenden wird Auswertungsuntergrenze genannt.
Jeder Teilnehmer-Typ hat eine eigene Auswertungsuntergrenze. Auch bei einer Mitarbeiter- oder Pulsbefragung ist die Auswertungsuntergrenze für die Organisationseinheiten an einem Teilnehmer-Typ gespeichert. Die eingestellten Auswertungsuntergrenzen können im jeweiligen Template unter „Grafische Anpassung“ eingesehen werden. Eine Änderung der Auswertungsuntergrenzen ist nur durch Weisungsbefugte über den Kundenbetreuer oder die Kundenbetreuerin möglich.
Üblicherweise liegt die Auswertungsuntergrenze für Teilnehmer-Typen mit mehreren Personen bei 3. Dieser Standardwert wurde gewählt, da es ab dieser Untergrenze nicht mehr möglich ist, die Antworten einzelner Teilnehmenden zu berechnen.
Bei Teilnehmer-Typen mit genau einem (1) Teilnehmenden ist die Auswertungsuntergrenze 1. Dies ist z.B. bei einem 360°-Feedback beim Teilnehmer-Typ „Führungskraft“ (Feedback-Empfänger) der Fall. Die Antworten der Führungskraft unterliegen also bei einem 360°-Feedback keiner Untergrenze.
Wenn die Auswertungsuntergrenze einer Auswertungseinheit nicht erreicht wurde, werden die Ergebnisse für diese Auswertungseinheit nicht bereitgestellt.
Bei einem 360°-Feedback mit mehreren Teilnehmer-Typen mit mehreren Personen (z.B. Mitarbeiter, Kollegen), werden im Falle einer Unterschreitung der Auswertungsuntergrenze automatisch die Teilnehmenden dieser Teilnehmer-Typen zusammengefasst, um möglichst die Auswertungsuntergrenze noch zu erreichen. Teilnehmer-Typen mit genau einem (1) Teilnehmenden werden standardmäßig nicht automatisch zusammengefasst.
Bei Mitarbeiter- oder Pulsbefragungen fließen die Antworten von Teilnehmenden aus Organisationseinheiten, die die Auswertungsuntergrenze nicht erreicht haben, in die Ergebnisse der übergeordneten Organisationseinheit ein. Dadurch kann es zur so genannten Negativselektion kommen, die es zu vermeiden gilt.